Microsoft OneDrive VS Dropbox Business

Veel van onze klanten werken met OneDrive van Microsoft maar ook met Dropbox Business in deze blog doen we een kort vergelijk van Microsoft OneDrive met Dropbox Business op de belangrijke functionaliteiten, zoals het gebruik van apps en tools van derden, synchroniseren van bestanden en samenwerken met (externe) partijen.

Gebruik van Verschillende apps en tools van derden

OneDrive biedt integraties met slechts een kleine selectie apps en tools van derden. Wat wij zien is dat er hierdoor bij bedrijven die OneDrive gebruiken vaker en meer Shadow IT voorkomt. Werknemers missen functionaliteiten in OneDrive of geven de voorkeur aan andere tools voor het delen of bewerken van bestanden. Ontbreekt er een integratie met OneDrive en deze andere tools, dan treedt er Shadow IT op.

Neem bijvoorbeeld het gebruik van WeTransfer voor het delen van grote bestanden met een externe partij. Een IT-beheerder heeft geen controle over de data die wordt gedeeld en kan deze dus niet beveiligen, maar is wél verantwoordelijk voor de beveiliging van die data.

Hoe voorkom je Shadow IT, zonder het hele IT systeem op de schop te nemen?

Een mogelijke oplossing is om Dropbox Business als content platform te gebruiken. Door de integraties met 300.000 apps en tools van derden kunnen werknemers efficiënt (samen)werken met Dropbox én hun favoriete apps en tools die zij al dagelijks gebruiken.

Daarbij biedt Dropbox diepe integraties met bekende samenwerkingtools, waarmee gebruikers Office Word, Excel en PowerPoint bestanden en Google Docs, Slides en Sheets, direct in Dropbox kunnen openen, bewerken en delen, een Slack conversatie kunnen starten in Dropbox om wijzigingen in een bestand direct en op dezelfde plek te bespreken en kunnen zij hun content direct vanuit Dropbox presenteren aan het team tijdens een Zoom videovergadering.

Toegang tot bestanden op desktop

Met Files On-Demand worden OneDrive bestanden in de Microsoft Verkenner weergegeven. Nieuwe bestanden die online, óf op een ander apparaat, zijn gemaakt, worden weergegeven als bestanden die alleen online beschikbaar zijn. Dit kan een belemmering zijn als je plaats of device onafhankelijk wilt werken.

Werk je met een apparaat met een Windows versie ouder dan Windows 10 of met macOS, dan wordt Files On-Demand niet ondersteund. In een “bring your own device”-werkomgeving kan dat tot problemen leiden.

Welke oplossing biedt Dropbox?

Dropbox Business biedt gebruikers Smart Sync, een slimme synchronisatie functie waarmee je vanaf je computer bij elk bestand en elke map in je Dropbox-account kunt. Met Smart Sync bepaal je per bestand of map of deze alleen online of lokaal op je computer beschikbaar is. Nieuwe bestanden die je online of op een ander apparaat hebt gemaakt, worden automatisch weergegeven als alleen-online bestanden, zodat deze altijd en vanaf elk apparaat beschikbaar zijn.

En nu? 

Veel van onze klanten werken momenteel met Microsoft Office 365 waarbij je Onedrive “standaard” bij krijgt. Het is daarom de moeite waard om te bekijken of uw bedrijf of organisatie met Onedrive van Microsoft uit de voeten kan. Bent u een Apple gebruiker of maakt u gebruik van een gemixte omgeving zowel Microsoft en Apple dan zijn onze ervaringen met Dropbox momenteel vele malen beter. 

En wist u dat wij zowel een Dropbox Business Partner zijn als een Microsoft Silver Partner (met cloud competentie)