Microsoft Teams gebruiken in de plaats van WhatsApp?

Covid-19 heeft online communiceren en vergaderen een enorme boost gegeven, en iedereen kent het inmiddels wel “Microsoft Teams”. Veel bedrijven gebruiken Microsoft Teams als middel om video te vergaderen. Maar Teams kan veel meer dan dat. Erg krachtig binnen Teams is de chatfunctionaliteit en het delen van bestanden waarmee je de samenwerking binnen je bedrijf aanzienlijk kunt verbeteren waarbij dat ook nog eens op een veilige manier gebeurt.

Heel veel bedrijven gebruiken WhatsApp om via chats communicatie met medewerkers en klanten te onderhouden. Niet alleen in 1 op 1 chats maar ook in verschillende groepen. WhatsApp heeft vrijwel iedereen op zijn telefoon staan is daardoor natuurlijk een laagdrempelig en eenvoudig communicatiemiddel. Maar is het wel verstandig om WhatsApp hiervoor in te zetten? Wij vinden er in ieder geval het volgende af.

Beveiliging

De eerste reden om Teams i.p.v. WhatsApp te gebruiken is beveiliging. Wanneer je bedrijfsgegevens via de chat of documenten deelt via WhatsApp deel je deze gegevens buiten de eigen ICT-infrastructuur van je bedrijf. Je hebt er als bedrijf geen enkele controle meer op waar gedeelde berichten en bedrijfsdocumenten blijven. Wanneer je via Teams bedrijfsgegevens deelt blijven deze binnen de ICT-infrastructuur van je organisatie en verklein je de kans aanzienlijk dat ze buiten je organisatie terecht komen.

Voor je Microsoft 365- en dus ook Teams omgeving is het belangrijk dat je adequate back-up faciliteit inricht zodat opgeslagen documenten en chatberichten periodiek veilig opgeslagen worden. In WhatsApp kun je als persoon wel je privé back-up instellen maar hoe doe je dat binnen WhatsApp als verschillende mensen met hun privé WhatsApp bedrijfsgegevens delen? Je hebt er geen enkele controle over.

Bij het uit dienst gaan van een medewerker, al dan niet vrijwillig, blijven alle eerder gedeelde bedrijfsgegevens in zijn WhatsApp historie staan. Gebruik je Teams als communicatiemiddel en een medewerker gaat uit dienst dan heeft hij automatisch geen toegang meer tot Teams en dus ook geen toegang tot eerder gedeelde berichten en documenten.

Samenwerking

Teams is een samenwerkingsplatform. Naast video vergaderen, is Teams ook uitstekend te gebruiken om binnen en buiten je organisatie te chatten, zowel 1 op 1 als in groepen(deze groepen noemen ze ook wel kanalen binnen Teams). Een chat is veel laagdrempeliger dan een e-mail en zorgt voor snelle uitwisseling van berichten. Ook de Teams app op je mobiele telefoon is hiervoor een krachtig hulpmiddel zodat je ook extern in verbinding blijft met je organisatie.

Werk privé balans

Zoals hiervoor al aangegeven is WhatsApp erg laagdrempelig om te gebruiken binnen je bedrijf omdat vrijwel iedereen het op zijn telefoon heeft staan. Maar WhatsApp is bedoeld om in je privé situatie in contact te blijven met familie, vrienden of je vereniging. En buiten werktijd vinden de meeste medewerkers het prettig als ze niet gestoord worden in hun WhatsApp met werk gerelateerde zaken. En als je wel gestoord wordt is dat meestal niet voor niks en is het ook fijn om direct te weten waar het over gaat.

In de Teams app op je telefoon kun je eenvoudig instellen dat je buiten werktijd geen meldingen wilt ontvangen.

Al met al is dit een superlogische manier om zakelijk te communiceren met klanten en collega’s. Hulp nodig bij het instellen en gebruik van Microsoft Teams. Neem even contact op.