Vanaf januari 2025 zal de klassieke versie van Outlook geleidelijk verdwijnen en plaatsmaken voor de nieuwe, cloud-gebaseerde versie van Outlook. Deze verandering brengt zowel voordelen als nadelen met zich mee, vooral voor MKB bedrijven. In dit artikel leggen we uit wat deze overgang inhoudt en welke impact het kan hebben op jouw bedrijf.

Waarom verdwijnt Outlook Classic?

Microsoft heeft aangekondigd dat de klassieke versie van Outlook niet langer beschikbaar zal zijn op nieuwe Windows-pc’s vanaf 2024. Dit betekent dat gebruikers die gewend zijn aan de klassieke interface, zullen moeten overstappen naar de nieuwe versie van Outlook. De nieuwe versie is ontworpen om beter te integreren met andere Microsoft 365 diensten en biedt een modernere, gestroomlijnde gebruikerservaring.

Voordelen van de nieuwe Outlook

De nieuwe versie van Outlook biedt verschillende voordelen die de productiviteit en het gebruiksgemak kunnen verbeteren:

1. Modernere en gestroomlijnde gebruikersinterface: De nieuwe Outlook heeft een fris ontwerp dat eenvoudiger en intuïtiever is dan de klassieke versie. Dit maakt het gebruik van Outlook toegankelijker, ook voor nieuwe gebruikers.
2. Naadloze integratie met Microsoft 365: Werk je al met Microsoft Teams, OneDrive of To Do? Dan sluit de nieuwe Outlook perfect aan. Je kunt direct samenwerken aan gedeelde documenten of taken bekijken zonder van app te wisselen.
3. Cloud-first ontwerp: De nieuwe Outlook draait volledig in de cloud, wat betekent dat je overal toegang hebt tot dezelfde e-mails, agenda’s en instellingen. Dit is vooral handig voor gebruikers die veel onderweg zijn of werken met meerdere apparaten.

Nadelen van de nieuwe Outlook voor MKB Bedrijven

Hoewel de nieuwe versie van Outlook veel voordelen biedt, zijn er ook enkele nadelen die vooral voor MKB bedrijven relevant kunnen zijn:

1. Beperkte functionaliteit bij geavanceerde taken: Geavanceerde gebruikers merken dat sommige functies minder uitgebreid zijn dan in de klassieke versie. Regels en filters zijn niet zo flexibel, en bepaalde add-ins werken mogelijk niet meer.
2. Minder krachtige offline functionaliteit: Omdat de nieuwe Outlook cloudgericht is, zijn de offline mogelijkheden beperkter. Dit kan een probleem zijn voor gebruikers die vaak zonder internetverbinding werken.
3. Problemen met zoeken naar oudere items: Gebruikers hebben gemeld dat het zoeken naar oudere e-mails en items minder efficiënt is in de nieuwe versie.
4. Minder aanpasbaarheid: De nieuwe Outlook biedt minder mogelijkheden om de interface en functionaliteit aan te passen aan specifieke behoeften.
5. Langzamere adoptie van klassieke functies: Sommige functies die in de klassieke versie aanwezig waren, zijn nog niet volledig geïmplementeerd in de nieuwe versie.

Outlook Classic blijft beschikbaar tot 2029

Hoewel de nieuwe versie van Outlook vanaf januari 2025 de standaard zal worden, blijft de klassieke versie voorlopig beschikbaar. Microsoft heeft aangekondigd dat Outlook Classic tot 2029 beschikbaar zal blijven, maar mogelijk geen nieuwe functies of updates meer zal ontvangen. Dit betekent dat gebruikers die de klassieke versie willen blijven gebruiken, deze handmatig kunnen openen via het Startmenu.

Migratie naar de nieuwe Outlook

Vanaf januari 2025 zal Microsoft automatisch gebruikers migreren van de klassieke Outlook voor Windows naar de nieuwe Outlook voor Windows. Gebruikers met Microsoft 365 Business Standard en Premium licenties worden vanaf 6 januari 2025 gemigreerd, terwijl gebruikers met Microsoft 365 Enterprise licenties vanaf 1 april 2026 worden gemigreerd. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen om de migratie te vergemakkelijken:

1. Voorbereiding: Zorg ervoor dat je medewerkers op de hoogte is van de aankomende veranderingen en de voordelen van de nieuwe versie begrijpt. Dit helpt bij het creëren van draagvlak en vermindert weerstand.
2. Training: Bied training aan om je medewerkers vertrouwd te maken met de nieuwe interface en functionaliteiten van de nieuwe Outlook. Dit kan helpen om de overgang soepeler te laten verlopen.
3. Stapsgewijze Implementatie: Voer de migratie stapsgewijs uit om eventuele problemen snel te kunnen identificeren en oplossen. Begin met een kleine groep gebruikers en breid geleidelijk uit.
4. Ondersteuning: Zorg voor voldoende ondersteuning tijdens en na de migratie. Dit kan bestaan uit een helpdesk, handleidingen en veelgestelde vragen.

De overgang naar de nieuwe versie van Outlook is onvermijdelijk, maar het is belangrijk om zowel de voordelen als de nadelen te begrijpen. Voor MKB bedrijven kan deze verandering zowel uitdagingen als kansen bieden. Niet altijd lijkt alles superlogisch! Maar wij zullen onze klanten zo goed mogelijk helpen met deze overgang.